Wat is contractmanagement op complexe projecten?

Home » Blog » Wat is contractmanagement op complexe projecten?

Wat houdt contractmanagement op complexe projecten in?

Contractmanagement is een erg breed begrip en de uitleg is afhankelijk van vele aspecten, maar in algemene zin houden de activiteiten in:

Het managen van het contractmanagement proces, het ontwikkelen en afstemmen van een contract tot de gunning samen met in- en externe partijen op een ethische manier. Hierna wordt het contract procesmatig beheerd, veranderd en verbeterd tot en met de afronding.

Als mensen aan mij vragen wat doe je voor werk? Dan is mijn antwoord vaak; “Ja goeie vraag, iets met contracten maken, aannemers aannemen en managen tijdens de uitvoeringsfase.” Dan krijg je vaak te horen; “Oh, ja? Leuk!” Het klinkt inderdaad eenvoudig, wat mooi is, maar het beschrijft eigenlijk niet alles.

 

Ontmoet Peter Henrichs. Als contract- en civielmanager heeft hij 10 jaar ervaring op complexe projecten in de EPC industrie. Bij Deg is hij werkzaam als consultant voor onze opdrachtgevers.

 

In mijn blog probeer ik mijn visie van contractmanagement te schetsen, en eventuele pijnpunten bloot te leggen. Ik begin met het uitleggen wat contractmanagement is op complexe projecten. Ik schrijf vanuit een opdrachtgever, want daar ligt het grootste deel van mijn ervaring. Het kan ook zijn dat ik wat sceptische of zelfs negatieve opmerkingen maak, maar onze werkcultuur bestaat nu eenmaal af en toe uit lekker klagen, wat uiteindelijk juist tot een beter product zou moeten leiden.

Een vereenvoudiging van het woord contractmanagement

Contractmanagement, contractbeheer, procurement, inkoop, contract engineer of contract verantwoordelijke. Alle functietitels die over het algemeen op hetzelfde neerkomen, namelijk het proces rondom het behartigen van overeenkomsten. Ik hou het even op contractmanagement als overkoepelende term. 

Waarom contractmanagement op een project?

Een significant deel van het project wordt tegenwoordig ingekocht. Afhankelijk van waar je in de keten werkzaam bent kan dit variëren van 20 tot 99 procent van de projectwaarde wat door middel van overeenkomsten met andere bedrijven wordt uitgevoerd. Kortom contractmanagement is een kritisch proces welke direct bijdraagt aan de beheersing van het project. De kracht van contractmanagement is het objectief, rationeel én procesmatig kijken naar wat het beste is voor het project. Vreemd genoeg is deze functie soms niet terug te vinden in het projectmanagement team.

Van tender tot uitvoering

Om het simpel te houden, splits ik contractmanagement op in twee fases. De fase vóór de gunning, en de fase ná de gunning van het project. In beide fases heeft contractmanagement een coördinerende, beheersende en leidende rol.

Maar er zijn andere activiteiten van toepassing. Ik heb een greep uit de activiteiten hieronder geplaatst.

Fase 1 – De tender fase van een project

Laten we beginnen bij het begin, voor de gunning, vaak de  ‘tender fase’ genoemd.

In deze fase is de opdrachtgever intensief bezig met het zo goed mogelijk beantwoorden van de vragen:

  1. “Wat hebben we op het project nodig?” 
  2. “Wat moet er allemaal in dit contract?”

De focus ligt o.a. op: strategieën, aannemers, scope, planning, eisen, innovatie, commercie en de algemene voorwaarden. Eigenlijk alle facetten die in projectmanagement, eh, contractmanagement voorkomen. Een contract is immers een project voor een aannemer. Contractmanagement coördineert het proces om een RFP (Request For Proposal) of anders gezegd de uitvraag of vraagspecificatie te produceren en naar de geselecteerde potentiële aannemers te sturen. De aannemers krijgen dan (hopelijk) voldoende tijd om vragen te stellen en een unieke aanbieding te doen. Interessant te noemen is dat deze fase bij aannemers vaak vanwege een korte tendertijd erg hectisch en met veel tijdsdruk verloopt. Nog interessanter is dat deze periode juist door opdrachtgevers vaak zonder blikken of blozen wordt ingekort. Dit is niet echt een ideale situatie voor een succesvolle tender met veel stress en inefficiëntie. Hoe dan ook, uiteindelijk worden de aanbiedingen ingestuurd, geëvalueerd, verduidelijkt, onderhandeld en gegund.

Fase 2 – De uitvoering

Als het proces juist gevolgd is dan heeft de best scorende aannemer het contract gegund gekregen.

Na gunning gaan we beginnen. De honeymoon fase gaat in. We zijn allemaal blije mensen op die mooie roze wolk en hebben succesvol die drukke tender periode afgesloten. En nu? Real life kicks in. Er zal geproduceerd moeten worden, beloftes moeten worden nagekomen en facturen betaald. Eigenlijk is er met al die blijheid maar één emotionele weg te bewandelen. Juist.., naar minder blije mensen. Dingen gaan fout, er is miscommunicatie, wijzigingen, werk valt duurder uit, allemaal ruis tijdens het bouwproces waardoor constant oplossing gevonden moeten worden.

Een uitvoeringsfase zonder escalatie

Het is nu aan het projectteam hoe hiermee om te gaan, het contract geeft dan wel een hoop informatie, maar zij zullen het uit moeten voeren. Goede contractmanagers zorgen ervoor dat deze uitvoering zonder escalatie verloopt en in wederzijds belang op een eerlijke manier wordt opgelost. Ik denk dat iedereen het ermee eens is dat dit het beste zal gaan met goede relaties en zonder ego’s. Helaas blijkt dit in de praktijk vaak lastig.

Wie draait op voor de gemaakte fouten?

We kunnen overigens tijdens de gunning al redelijk voorspellen hoe de uitvoeringsfase zal verlopen, en het is geen rocket science. Als opdrachtgevers aannemers uitknijpen, dan zal dit als wederdienst worden bewezen tijdens de uitvoeringsfase, en andersom als aannemers van alles beloven maar niet na kunnen komen, dan zal een opdrachtgever daar niet zonder slag of stoot voor betalen met alle nadelige gevolgen van dien. Het is dus essentieel om samen een vruchtbare en positieve tenderfase door te lopen met voor beiden een goede deal. Desondanks blijft het erg moeilijk om deze positiviteit voort te zetten, het draait immers om serieus geld en meningsverschillen. Wijzigingen en fouten blijven altijd aanwezig, maar betalen voor je eigen fout.. Het is natuurlijk veel prettiger als iemand anders dat doet. Hier begint het onderhandelen.

Win-win-win of win-lose? a.k.a. vertrouwen of ego’s?

Een contract is nooit af, er zal altijd onderhandeld blijven worden. Laatst in een gesprek benoemde iemand dat het ideaal zou zijn als een contract constant in teamverband op een eerlijke manier verbeterd kon worden. En wij als mens het prettigst met elkaar werken op een open, eerlijke en duidelijke manier. Met andere woorden, vertrouwen. Er zullen hoogstwaarschijnlijk geen claims komen, processen zullen makkelijker verlopen en we gaan na de oplevering gelukkig uit elkaar. Kortom, een win voor een leuke werksfeer, een win voor efficiëntie en een win voor het project. Klinkt logisch!

Helaas is vertrouwen moeilijker op te bouwen dan af te breken. Het gaat dus ook vaak mis. Wantrouwen, wij tegen zij en allesbehalve samenwerken passeert de revue. Wat resulteert in wederzijdse claims, escalerende meningsverschillen, terugvorderingen, enzovoorts. Ook hier is contractmanagement ondanks de escalatie cruciaal. Je zult erop voorbereid moeten zijn.

Een belangrijke vraag blijft: hoe gaan we met elkaar om?

Gaan we voor het ego en scoren ten koste van de ander (win-lose), zoeken we naar redelijkheid en billijkheid gebaseerd op feiten, of zoeken we naar andere oplossingen? Allemaal keuzes waar contractmanagement een voorbereidende, begeleidende en adviserende rol in heeft.

Inhakende op ego’s vs. teams – een onderwerp wat mij erg intrigeert en hier zeker terug zal komen – wijst onderzoek uit dat vrouwen meer focussen op het team dan op ego. Met andere woorden de win-win-win. Dit is overigens maar een fractie van de voordelen van een evenwichtige balans tussen mannen en vrouwen in organisaties, iets wat vaak ontbreekt in projectteams of bedrijven. Ga in je eigen (project)organisatie eens na hoeveel leidinggevenden vrouw zijn. Maar hier in mijn volgende blog meer over. 

Ethiek in contractmanagement, en de generatiekloof

Wat ik ook mis in de vele omschrijvingen van contractmanagement: Ethiek

Een kritisch onderwerp wat contractmanagement momenteel voor de kiezen krijgt. Het zou op het project naast onder andere veiligheid een niet ter discussie staand gegeven moeten zijn. Helaas, gebaseerd op het verleden, is dit voor beide gevallen niet altijd het geval. Contractmanagement processen moeten dusdanig worden ingericht en gemanaged dat er ethisch gehandeld wordt. Dus niet, dat er ‘vrienden’ bij opdrachtgever en aannemer zijn die elkaar buiten de officiële kanalen om helpen. Dit is absoluut fraude. Daarnaast moeten alle aannemers een eerlijke kans krijgen met dezelfde informatie en dienen aanbiedingen altijd vertrouwelijk behandeld te worden. Ik merk dat acteren in een grijs gebied nog deels verweven zit in onze bouwcultuur. Of dit luiheid, het type mens, of een legacy is die geërfd is van een generatie werkzaam tijdens de bouwfraude weet ik niet, ik denk zelf van alles wat. Ik zeg trouwens niet dat je niet met bevriende aannemers of opdrachtgevers moet werken, juist als de relatie al goed is kan dat uitstekend. Maar spreek dat dan meteen uit en acteer ernaar zonder anderen op kosten te jagen en/of voor de gek te houden.

Wat is nu uiteindelijk contractmanagement?

Het blijft een enorm breed vakgebied waarin alle aspecten terugkomen als in een project, met een juridisch raakvlak. Er is kennis nodig van de techniek, het ontwerp, commercie, uitvoering, planning, kwaliteit, algemene voorwaarden, verzekeringen etc. Buiten deze kwantificeerbare aspecten is er ook een serieuze hoeveelheid empathie, relationele skills en het vermogen tot objectief en ethisch nadenken nodig met het oogpunt op “best for project”. Ongetwijfeld dat ik wat mis, maar hee, vult het aan of wacht op een volgend blog!

Ook aan de slag als Contractmanager bij Deg?

2018-11-29T15:48:32+00:00 28 november 2018|Contractmanagement|